Pri­va­cy­re­gle­ment april 2018
 

1. In­lei­ding

De Kin­der­keet gaat zorg­vul­dig om met pri­va­cy ge­ge­vens van haar klan­ten en per­so­neel. Hier­bij wordt vol­daan aan de Wet Al­ge­me­ne ver­or­de­ning ge­ge­vens­be­scher­ming (AVG) en gel­den de vol­gen­de be­pa­lin­gen:

• Al­le per­soons­ge­ge­vens wor­den in over­een­stem­ming met de Wet Al­ge­me­ne ver­or­de­ning ge­ge­vens­be­scher­ming (AVG) en op zorg­vul­di­ge wij­ze ver­werkt.
• De Kin­der­keet heeft maat­re­ge­len ge­no­men op­dat per­soons­ge­ge­vens, ge­let op de doel­ein­den waar­voor zij wor­den ver­werkt, ac­cu­raat, toe­rei­kend, ter za­ken die­nend en niet bo­ven­ma­tig zijn.
• Bin­nen de Kin­der­keet is ver­wer­king van per­soons­ge­ge­vens toe­ge­staan aan per­so­nen voor wie en voor zo­ver dat met het oog op de uit­oe­fe­ning van hun func­tie no­dig is.

De Kin­der­keet heeft in het ka­der van de AVG de rol van ver­ant­woor­de­lij­ke en heeft een pri­va­cy aan­spreek­punt in­ge­steld. De ge­ge­vens zijn:
Pet­ra van Bre­de­ro­de
tel. 020 5662868

 

2. In­houds­op­ga­ve

• In­lei­ding
• In­houds­op­ga­ve
• Ge­ge­vens klan­ten
• Doel ge­ge­vens­ver­wer­king
• Ge­ge­vens die wor­den vast­ge­legd
• Ove­ri­ge af­spra­ken en richt­lij­nen
• Ge­drags­co­de
• In­za­ge, con­tro­le en wij­zi­ging van ge­ge­vens
• Be­wa­ren van ge­ge­vens en be­waar­ter­mijn
• Be­vei­li­ging
• Uit­wis­se­ling van ge­ge­vens aan der­den.
• Iden­ti­fi­ca­tie klant
• Toe­gang van der­den tot per­soons­ge­ge­vens
• Klach­ten

 

3 Ge­ge­vens klan­ten

3.1 Doel ge­ge­vens­ver­wer­king

• De Kin­der­keet ver­za­melt al­leen ge­ge­vens van ou­ders en kin­de­ren in het ka­der van de uit­voe­ring van haar ta­ken. Ge­ge­vens van klan­ten wor­den ge­re­gi­streerd met als doel:
• het bij­hou­den van adres­ge­ge­vens en bank­ge­ge­vens in ver­band met fac­tu­re­ring en de uit­voe­ring van de over­een­komst;
• het bij­hou­den van ge­ge­vens die van be­lang zijn voor de op­vang, ver­zor­ging, be­ge­lei­ding en ont­wik­ke­ling van het kind;
• het on­der­hou­den van con­tac­ten met de ou­ders, voog­den en ver­zor­gers van de kin­de­ren;
• het aan­vra­gen van sub­si­die/toe­sla­gen.
• Ge­ge­vens wor­den in het ka­der van de toe­slag kin­der­op­vang aan de be­las­ting­dienst ver­strekt.

3.2 Ge­ge­vens die wor­den vast­ge­legd

De kin­der­keet legt de vol­gen­de ge­ge­vens vast, hier­bij kan on­der­scheid ge­maakt wor­den tus­sen ge­ge­vens die bij in­schrij­ving wor­den vast­ge­legd en ge­ge­vens die wor­den vast­ge­legd als on­der­deel van de op­vang van de kin­de­ren .

In­schrij­ving

De vol­gen­de ge­ge­vens wor­den vast­ge­legd op ba­sis van op­ga­ve van ou­ders:
Kind:
- Naam
- Ge­boor­te­da­tum
- Da­gen waar­op de op­vang plaats vindt of ge­wenst is.

Ou­ders:
- Naam
- Adres­ge­ge­vens
- Te­le­foon
- Email

Op­vang

De vol­gen­de ge­ge­vens wor­den vast­ge­legd bij plaat­sing:
- Con­tract, naam en adres ou­ders
- Mach­ti­gings­for­mu­lier met bank­ge­ge­vens, bsn-num­mers en ge­boor­te­da­ta van kind en ou­ders
- Toe­stem­mings­for­mu­lier ge­bruik fo­to’s
- even­tu­e­le me­di­sche ge­ge­vens die van be­lang zijn voor de op­vang van het kind (vra­gen­lijst)
- Ob­ser­va­ties
 

4 Ove­ri­ge af­spra­ken en richt­lij­nen

4.1 Ge­drags­co­de

Voor al­le me­de­wer­kers van de Kin­der­keet geldt dat zij zorg­vul­dig om­gaan met de pri­va­cy­ge­voe­li­ge ge­ge­vens van klan­ten en van col­le­ga’s. Dit be­te­kent dat:

• pri­va­cy ge­voe­li­ge on­der­wer­pen met ou­ders wor­den be­spro­ken zon­der aan­we­zig­heid van an­de­re ou­ders; In­dien er tij­dens het haal- of breng­mo­ment ge­voe­li­ge za­ken met ou­ders be­spro­ken wor­den, ge­beurt dit in een ruim­te waar an­de­re ou­ders het ge­sprek niet kun­nen vol­gen;
• bui­ten de werk­kring geen ca­sus met naam en toe­naam wordt be­spro­ken;
• in no­tu­len ge­bruik wordt ge­maakt van ini­ti­a­len als kin­de­ren ge­noemd wor­den. De over­drachts­map is voor in­tern ge­bruik, daar­in kun­nen na­men vol­le­dig ge­schre­ven wor­den;
• schrif­te­lij­ke ge­ge­vens zorg­vul­dig wor­den op­ge­bor­gen;
• er niet te­gen ou­ders in ne­ga­tie­ve ter­men wordt ge­spro­ken over groeps­ge­no­ten van hun kind;
• col­le­ga’s niet over el­kaar pra­ten en dat er geen ge­ge­vens over me­de­wer­kers met el­kaar wor­den uit­ge­wis­seld zon­der me­de­we­ten van de be­trok­ke­ne;
• er geen pri­vé­ge­ge­vens van me­de­wer­kers aan ou­ders wordt ver­strekt;
• com­pu­ters op de Kin­der­keet zijn be­vei­ligd met een wacht­woord; er is een apart ge­brui­kers- ac­count voor de pe­da­go­gisch me­de­wer­kers.

4.2 In­za­ge, con­tro­le en wij­zi­ging van ge­ge­vens.

Van­uit de AVG heb­ben de con­tract­ou­ders het recht om hun ge­ge­vens in te zien, te cor­ri­ge­ren en te ver­wij­de­ren. Het in­za­ge­recht houdt in dat ou­ders een aan­vraag kun­nen in­die­nen om in­zicht te krij­gen in wel­ke ge­ge­vens de Kin­der­keet over hen of hun kin­de­ren ver­werkt. In­dien een der­ge­lij­ke aan­vraag bij de Kin­der­keet bin­nen komt, zal de Kin­der­keet de vol­gen­de in­for­ma­tie ver­schaf­fen aan de ou­ders:

• De doel­ein­den van de ge­ge­vens­ver­wer­king; waar­voor wor­den de per­soons­ge­ge­vens in­ge­zet door de Kin­der­keet.
• De aard en de her­komst van de per­soons­ge­ge­vens die ver­werkt wor­den; dit kun­nen bij­voor­beeld de ge­ge­vens zijn die ou­ders ac­tief heb­ben ver­strekt bij het in­schrij­ven, of die de Kin­der­keet heeft ver­za­meld ge­du­ren­de de op­vang­pe­ri­o­de.
• De ont­van­gers van de ge­ge­vens; dit zijn de der­de par­tij­en aan wie de Kin­der­keet ge­ge­vens ver­schaft en die de­ze ge­ge­vens voor ei­gen doel­ein­den kun­nen ver­wer­ken. Denk hier­bij aan de Be­las­ting­dienst, bu­reau jeugd­zorg, GGD of het con­sul­ta­tie­bu­reau.

Daar­naast heb­ben klan­ten van de Kin­der­keet het recht om ge­ge­vens te cor­ri­ge­ren en/of te ver­wij­de­ren. Dit volgt na een in­za­ge­ver­zoek. Cor­rec­tie of ver­wij­de­ring mag de klant vra­gen in­dien de ge­ge­vens fei­te­lijk on­juist zijn, niet no­dig zijn om het doel te be­ha­len, of als de ge­ge­vens in strijd met een wet­te­lijk voor­schrift wor­den ver­werkt. Om te vol­doen aan een der­ge­lijk ver­zoek van de ou­der, hoeft er niet per se spra­ke te zijn van een ver­wijt­ba­re ge­dra­ging door de Kin­der­keet. Fei­te­lij­ke on­juist­heid van ge­ge­vens hoeft ten­slot­te geen ge­volg te zijn van het niet vol­doen aan de zorg­plicht door de Kin­der­keet. Ge­ge­vens kun­nen ook per on­ge­luk fou­tief zijn op­ge­ge­ven of in­ge­voerd.

 

Bo­ven­ge­noem­de rech­ten zijn niet on­be­perkt. Het is na­me­lijk mo­ge­lijk dat de Kin­der­keet een wet­te­lij­ke be­waar­ter­mijn moet na­le­ven van bij­voor­beeld de Be­las­ting­dienst. In dat ge­val is het voor de Kin­der­keet wet­te­lijk ge­zien niet toe­ge­staan be­paal­de ge­ge­vens te ver­wij­de­ren, ook al ver­zoekt de klant hier­om. De Kin­der­keet zal dan aan­ge­ven dat zij en­kel de ge­ge­vens kan ver­wij­de­ren waar geen wet­te­lij­ke be­waar­ter­mijn voor geldt, en dat de ove­ri­ge ge­ge­vens ver­wij­derd zul­len wor­den op het mo­ment dat de wet­te­lij­ke be­waar­ter­mijn is af­ge­lo­pen. De Kin­der­keet zal in al­le an­de­re ge­val­len de ge­ge­vens daad­wer­ke­lijk ver­wij­de­ren of, in­dien ver­wij­de­ren echt niet mo­ge­lijk is, ano­ni­mi­se­ren.

Een ver­zoek van een klant wordt bin­nen vier we­ken be­ant­woord. Dit kan een be­ves­ti­ging zijn dat het ver­zoek wordt na­ge­leefd, of een wei­ge­ring, die met re­de­nen om­kleed zal zijn.

Een ver­zoek tot in­za­ge, cor­rec­tie of ver­wij­de­ring van ge­ge­vens kan wor­den in­ge­diend bij het ma­na­ge­ment­team van de Kin­der­keet.

4.3 Be­wa­ren van ge­ge­vens en be­waar­ter­mijn

Per­soons­ge­ge­vens wor­den niet lan­ger be­waard dan nood­za­ke­lijk is. De Kin­der­keet han­teert de vol­gen­de be­waar­ter­mij­nen:

Con­tract­ge­ge­vens – en fi­nan­ci­ë­le trans­ac­ties 7 jaar
Ob­ser­va­ties 2 jaar
Vra­gen­lijs­ten, toe­stem­mings­for­mu­lie­ren voor me­di­cijn­ge­bruik en fo­to’s wor­den bij be­ëin­di­ging con­tract ver­nie­tigd.

4.4 Be­vei­li­ging

Ge­ge­vens­ver­wer­king ge­beurt di­gi­taal daar waar het ge­ge­vens met be­trek­king tot het con­tract tus­sen ou­der(s) en de Kin­der­keet geldt. Het ma­na­ge­ment­team heeft toe­gang tot de­ze ge­ge­vens en de­ze ge­ge­vens zijn be­vei­ligd met een wacht­woord.
De pa­pie­ren ge­ge­vens wor­den op­ge­bor­gen in een af te slui­ten dos­sier­kast.

4.5 Uit­wis­se­ling van ge­ge­vens met der­den

De Kin­der­keet biedt een vei­li­ge en ver­trouw­de om­ge­ving en vindt het be­lang­rijk dat de ont­wik­ke­ling van kin­de­ren ge­sti­mu­leerd wordt. Het is hier­bij be­lang­rijk dat er re­gel­ma­tig over­leg en af­stem­ming plaats­vindt met de ou­ders/ver­zor­gers. On­der­deel van dit over­leg is het uit­wis­se­len van in­for­ma­tie. De Kin­der­keet wis­selt ten be­hoe­ve van de uit­oe­fe­ning van haar ta­ken ook per­soons­ge­ge­vens uit met der­den (Be­las­ting­dienst, GGD, Bu­reau Jeugd­zorg, etc). Hier­bij gel­den de vol­gen­de be­pa­lin­gen con­form de AVG:

Per­soons­ge­ge­vens kun­nen zon­der toe­stem­ming wor­den ver­strekt aan der­den voor zo­ver hier­voor:

• een wet­te­lij­ke grond­slag aan­we­zig is (bij­voor­beeld in het ka­der van Toe­slag kin­der­op­vang);
• in­dien dat, ge­let op het doel waar­voor de ge­ge­vens zijn ver­za­meld, is toe­ge­staan en de be­trok­ke­ne re­de­lij­ker­wijs kan we­ten dat ver­strek­king plaats kan vin­den;
• op grond van een drin­gen­de en ge­wich­ti­ge re­den, voor zo­ver de per­soon­lij­ke le­vens­sfeer van de ge­re­gi­streer­de(n) daar­door niet on­e­ven­re­dig ge­schaad wordt.

 

In al­le an­de­re ge­val­len wor­den ge­ge­vens al­leen aan der­den ver­strekt in­dien de klant hier­voor toe­stem­ming geeft.

De Kin­der­keet wis­selt in het ka­der van de uit­voe­ring van het con­tract met de klant en de wet­te­lij­ke ver­plich­tin­gen die de Kin­der­keet heeft met de vol­gen­de par­tij­en ge­ge­vens uit over ou­ders en kind:

• De Kin­der­keet geeft in het ka­der van de Toe­slag kin­der­op­vang ge­ge­vens van kin­de­ren en ou­ders door aan de be­las­ting­dienst. Het be­treft al­leen die ge­ge­vens voor zo­ver de­ze voor de be­las­ting­dienst nood­za­ke­lijk zijn (naam, adres, ge­boor­te­da­tum, BSN kind en be­ta­len­de ou­der, ge­no­ten op­vang).
• De Kin­der­keet geeft in het ka­der van de con­tro­le­ren­de taak van de GGD bin­nen de Wet Kin­der­op­vang ge­ge­vens van het kind (naam, ge­boor­te­da­tum) door aan de GGD. Het be­treft al­leen de ge­ge­vens die nood­za­ke­lijk zijn voor het be­pa­len van de be­ge­lei­der/kind ra­tio.

In het be­lang van het kind kan het no­dig zijn om in­for­ma­tie, naast ou­ders ook uit te wis­se­len met der­den (bu­reau jeugd­zorg, GGD, con­sul­ta­tie­bu­reau, scho­len, enz.). De vol­gen­de in­for­ma­tie komt hier­voor in aan­mer­king:

 

Zorg om de om­ge­ving van het kind	Zorg om het kind be­tref­fen­de ont­wik­ke­ling
Fy­sie­ke ver­zor­ging	Ont­wik­ke­lings­ge­bie­den als mo­to­riek, taal/spraak etc
Gees­te­lij­ke ver­zor­ging	Ge­drags­ont­wik­ke­ling

 

Ge­ge­vens­uit­wis­se­ling vindt al­leen plaats na­dat ou­ders hier­voor ex­pli­ciet toe­stem­ming heb­ben ge­ge­ven.

De ge­ge­vens over het kind aan­gaan­de de ont­wik­ke­ling die bin­nen een nor­ma­le ont­wik­ke­lings­lijn val­len, wor­den niet met der­den (bu­reau jeugd­zorg, GGD, con­sul­ta­tie­bu­reau, scho­len, enz.) ge­deeld zo­lang dit niet in het be­lang van het kind is.

Ou­ders heb­ben te al­len tij­de recht op in­za­ge in het dos­sier van hun kind. Daar­naast heeft de Kin­der­keet de plicht om al­tijd met ou­ders in ge­sprek te gaan over even­tu­e­le zor­gen rond­om het kind. Wij zul­len sa­men met de ou­ders kij­ken hoe on­ze zor­gen kun­nen wor­den weg­ge­no­men. In­dien de zor­gen dus­da­nig groot zijn en de­ze in ge­sprek met de ou­ders niet wor­den weg­ge­no­men, kun­nen wij ons ge­nood­zaakt zien een mel­ding te doen bij Vei­lig Thuis. Wij zul­len ou­ders hier voor­af van op de hoog­te stel­len. Wij doen in prin­ci­pe geen ano­nie­me mel­din­gen bij Vei­lig Thuis, ten­zij de vei­lig­heid van kin­de­ren of me­de­wer­kers in het ge­drang is.

4.6 Iden­ti­fi­ca­tie klant

Er zijn si­tu­a­ties denk­baar waar­bij de pe­da­go­gisch me­de­wer­ker niet kan vast­stel­len of de be­trok­ken vol­was­se­ne in­der­daad be­voegd is om een kind op te ha­len van een ves­ti­ging. Te den­ken valt aan een si­tu­a­tie waar­in de pe­da­go­gisch me­de­wer­ker nog geen ken­nis heeft ge­maakt met de be­trok­ken ou­der of de­ge­ne die het kind op­haalt is nog nooit eer­der op de Kin­der­keet ge­weest (opa, oma of oom, tan­te, buur­vrouw). De pe­da­go­gisch me­de­wer­ker heeft het recht de per­soon te vra­gen zich te iden­ti­fi­ce­ren. Dit ge­beurt na­dat an­de­re mo­ge­lijk­he­den zijn be­ke­ken. An­de­re mo­ge­lijk­he­den zijn o.a. over­leg met col­le­ga, te­le­fo­nisch con­tact met ou­ders.

4.7 Toe­gang van der­den tot per­soons­ge­ge­vens

Bin­nen de Kin­der­keet kun­nen per­soons­ge­ge­vens wor­den ver­strekt ter uit­voe­ring van toet­sing en in­spec­tie. Hier­bij valt te den­ken aan de GGD in­spec­teur en de ac­coun­tant. Met des­be­tref­fen­de per­so­nen is een ge­heim­hou­dings­ver­kla­ring vast­ge­legd.

4.8 Klach­ten

Klach­ten over het niet juist uit­voe­ren van het pri­va­cy­re­gle­ment kun­nen via de re­gu­lie­re klach­ten­pro­ce­du­re van de Kin­der­keet ge­uit wor­den. De klach­ten­pro­ce­du­re is te vin­den op de web­si­te.