Privacyreglement april 2018
1. Inleiding
De Kinderkeet gaat zorgvuldig om met privacy gegevens van haar klanten en personeel. Hierbij wordt voldaan aan de Wet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en gelden de volgende bepalingen:
- Alle persoonsgegevens worden in overeenstemming met de Wet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en op zorgvuldige wijze verwerkt.
- De Kinderkeet heeft maatregelen genomen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, accuraat, toereikend, ter zaken dienend en niet bovenmatig zijn.
- Binnen de Kinderkeet is verwerking van persoonsgegevens toegestaan aan personen voor wie en voor zover dat met het oog op de uitoefening van hun functie nodig is.
De Kinderkeet heeft in het kader van de AVG de rol van verantwoordelijke en heeft een privacy aanspreekpunt ingesteld. De gegevens zijn:
Petra van Brederode
tel. 020 5662868
2. Inhoudsopgave
- Inleiding
- Inhoudsopgave
- Gegevens klanten
- Doel gegevensverwerking
- Gegevens die worden vastgelegd
- Overige afspraken en richtlijnen
- Gedragscode
- Inzage, controle en wijziging van gegevens
- Bewaren van gegevens en bewaartermijn
- Beveiliging
- Uitwisseling van gegevens aan derden.
- Identificatie klant
- Toegang van derden tot persoonsgegevens
- Klachten
3 Gegevens klanten
3.1 Doel gegevensverwerking
- De Kinderkeet verzamelt alleen gegevens van ouders en kinderen in het kader van de uitvoering van haar taken. Gegevens van klanten worden geregistreerd met als doel:
- het bijhouden van adresgegevens en bankgegevens in verband met facturering en de uitvoering van de overeenkomst;
- het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van het kind;
- het onderhouden van contacten met de ouders, voogden en verzorgers van de kinderen;
- het aanvragen van subsidie/toeslagen.
- Gegevens worden in het kader van de toeslag kinderopvang aan de belastingdienst verstrekt.
3.2 Gegevens die worden vastgelegd
De kinderkeet legt de volgende gegevens vast, hierbij kan onderscheid gemaakt worden tussen gegevens die bij inschrijving worden vastgelegd en gegevens die worden vastgelegd als onderdeel van de opvang van de kinderen .
Inschrijving
De volgende gegevens worden vastgelegd op basis van opgave van ouders:
Kind:
- Naam
- Geboortedatum
- Dagen waarop de opvang plaats vindt of gewenst is.
Ouders:
- Naam
- Adresgegevens
- Telefoon
- Email
Opvang
De volgende gegevens worden vastgelegd bij plaatsing:
- Contract, naam en adres ouders
- Machtigingsformulier met bankgegevens, bsn-nummers en geboortedata van kind en ouders
- Toestemmingsformulier gebruik foto’s
- eventuele medische gegevens die van belang zijn voor de opvang van het kind (vragenlijst)
- Observaties
4 Overige afspraken en richtlijnen
4.1 Gedragscode
Voor alle medewerkers van de Kinderkeet geldt dat zij zorgvuldig omgaan met de privacygevoelige gegevens van klanten en van collega’s. Dit betekent dat:
- privacy gevoelige onderwerpen met ouders worden besproken zonder aanwezigheid van andere ouders; Indien er tijdens het haal- of brengmoment gevoelige zaken met ouders besproken worden, gebeurt dit in een ruimte waar andere ouders het gesprek niet kunnen volgen;
- buiten de werkkring geen casus met naam en toenaam wordt besproken;
- in notulen gebruik wordt gemaakt van initialen als kinderen genoemd worden. De overdrachtsmap is voor intern gebruik, daarin kunnen namen volledig geschreven worden;
- schriftelijke gegevens zorgvuldig worden opgeborgen;
- er niet tegen ouders in negatieve termen wordt gesproken over groepsgenoten van hun kind;
- collega’s niet over elkaar praten en dat er geen gegevens over medewerkers met elkaar worden uitgewisseld zonder medeweten van de betrokkene;
- er geen privégegevens van medewerkers aan ouders wordt verstrekt;
- computers op de Kinderkeet zijn beveiligd met een wachtwoord; er is een apart gebruikers- account voor de pedagogisch medewerkers.
4.2 Inzage, controle en wijziging van gegevens.
Vanuit de AVG hebben de contractouders het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Het inzagerecht houdt in dat ouders een aanvraag kunnen indienen om inzicht te krijgen in welke gegevens de Kinderkeet over hen of hun kinderen verwerkt. Indien een dergelijke aanvraag bij de Kinderkeet binnen komt, zal de Kinderkeet de volgende informatie verschaffen aan de ouders:
- De doeleinden van de gegevensverwerking; waarvoor worden de persoonsgegevens ingezet door de Kinderkeet.
- De aard en de herkomst van de persoonsgegevens die verwerkt worden; dit kunnen bijvoorbeeld de gegevens zijn die ouders actief hebben verstrekt bij het inschrijven, of die de Kinderkeet heeft verzameld gedurende de opvangperiode.
- De ontvangers van de gegevens; dit zijn de derde partijen aan wie de Kinderkeet gegevens verschaft en die deze gegevens voor eigen doeleinden kunnen verwerken. Denk hierbij aan de Belastingdienst, bureau jeugdzorg, GGD of het consultatiebureau.
Daarnaast hebben klanten van de Kinderkeet het recht om gegevens te corrigeren en/of te verwijderen. Dit volgt na een inzageverzoek. Correctie of verwijdering mag de klant vragen indien de gegevens feitelijk onjuist zijn, niet nodig zijn om het doel te behalen, of als de gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Om te voldoen aan een dergelijk verzoek van de ouder, hoeft er niet per se sprake te zijn van een verwijtbare gedraging door de Kinderkeet. Feitelijke onjuistheid van gegevens hoeft tenslotte geen gevolg te zijn van het niet voldoen aan de zorgplicht door de Kinderkeet. Gegevens kunnen ook per ongeluk foutief zijn opgegeven of ingevoerd.
Bovengenoemde rechten zijn niet onbeperkt. Het is namelijk mogelijk dat de Kinderkeet een wettelijke bewaartermijn moet naleven van bijvoorbeeld de Belastingdienst. In dat geval is het voor de Kinderkeet wettelijk gezien niet toegestaan bepaalde gegevens te verwijderen, ook al verzoekt de klant hierom. De Kinderkeet zal dan aangeven dat zij enkel de gegevens kan verwijderen waar geen wettelijke bewaartermijn voor geldt, en dat de overige gegevens verwijderd zullen worden op het moment dat de wettelijke bewaartermijn is afgelopen. De Kinderkeet zal in alle andere gevallen de gegevens daadwerkelijk verwijderen of, indien verwijderen echt niet mogelijk is, anonimiseren.
Een verzoek van een klant wordt binnen vier weken beantwoord. Dit kan een bevestiging zijn dat het verzoek wordt nageleefd, of een weigering, die met redenen omkleed zal zijn.
Een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van gegevens kan worden ingediend bij het managementteam van de Kinderkeet.
4.3 Bewaren van gegevens en bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. De Kinderkeet hanteert de volgende bewaartermijnen:
Contractgegevens – en financiële transacties 7 jaar
Observaties 2 jaar
Vragenlijsten, toestemmingsformulieren voor medicijngebruik en foto’s worden bij beëindiging contract vernietigd.
4.4 Beveiliging
Gegevensverwerking gebeurt digitaal daar waar het gegevens met betrekking tot het contract tussen ouder(s) en de Kinderkeet geldt. Het managementteam heeft toegang tot deze gegevens en deze gegevens zijn beveiligd met een wachtwoord.
De papieren gegevens worden opgeborgen in een af te sluiten dossierkast.
4.5 Uitwisseling van gegevens met derden
De Kinderkeet biedt een veilige en vertrouwde omgeving en vindt het belangrijk dat de ontwikkeling van kinderen gestimuleerd wordt. Het is hierbij belangrijk dat er regelmatig overleg en afstemming plaatsvindt met de ouders/verzorgers. Onderdeel van dit overleg is het uitwisselen van informatie. De Kinderkeet wisselt ten behoeve van de uitoefening van haar taken ook persoonsgegevens uit met derden (Belastingdienst, GGD, Bureau Jeugdzorg, etc). Hierbij gelden de volgende bepalingen conform de AVG:
Persoonsgegevens kunnen zonder toestemming worden verstrekt aan derden voor zover hiervoor:
- een wettelijke grondslag aanwezig is (bijvoorbeeld in het kader van Toeslag kinderopvang);
- indien dat, gelet op het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, is toegestaan en de betrokkene redelijkerwijs kan weten dat verstrekking plaats kan vinden;
- op grond van een dringende en gewichtige reden, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde(n) daardoor niet onevenredig geschaad wordt.
In alle andere gevallen worden gegevens alleen aan derden verstrekt indien de klant hiervoor toestemming geeft.
De Kinderkeet wisselt in het kader van de uitvoering van het contract met de klant en de wettelijke verplichtingen die de Kinderkeet heeft met de volgende partijen gegevens uit over ouders en kind:
- De Kinderkeet geeft in het kader van de Toeslag kinderopvang gegevens van kinderen en ouders door aan de belastingdienst. Het betreft alleen die gegevens voor zover deze voor de belastingdienst noodzakelijk zijn (naam, adres, geboortedatum, BSN kind en betalende ouder, genoten opvang).
- De Kinderkeet geeft in het kader van de controlerende taak van de GGD binnen de Wet Kinderopvang gegevens van het kind (naam, geboortedatum) door aan de GGD. Het betreft alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het bepalen van de begeleider/kind ratio.
In het belang van het kind kan het nodig zijn om informatie, naast ouders ook uit te wisselen met derden (bureau jeugdzorg, GGD, consultatiebureau, scholen, enz.). De volgende informatie komt hiervoor in aanmerking:
Zorg om de omgeving van het kind | Zorg om het kind betreffende ontwikkeling |
Fysieke verzorging | Ontwikkelingsgebieden als motoriek, taal/spraak etc |
Geestelijke verzorging | Gedragsontwikkeling |
Gegevensuitwisseling vindt alleen plaats nadat ouders hiervoor expliciet toestemming hebben gegeven.
De gegevens over het kind aangaande de ontwikkeling die binnen een normale ontwikkelingslijn vallen, worden niet met derden (bureau jeugdzorg, GGD, consultatiebureau, scholen, enz.) gedeeld zolang dit niet in het belang van het kind is.
Ouders hebben te allen tijde recht op inzage in het dossier van hun kind. Daarnaast heeft de Kinderkeet de plicht om altijd met ouders in gesprek te gaan over eventuele zorgen rondom het kind. Wij zullen samen met de ouders kijken hoe onze zorgen kunnen worden weggenomen. Indien de zorgen dusdanig groot zijn en deze in gesprek met de ouders niet worden weggenomen, kunnen wij ons genoodzaakt zien een melding te doen bij Veilig Thuis. Wij zullen ouders hier vooraf van op de hoogte stellen. Wij doen in principe geen anonieme meldingen bij Veilig Thuis, tenzij de veiligheid van kinderen of medewerkers in het gedrang is.
4.6 Identificatie klant
Er zijn situaties denkbaar waarbij de pedagogisch medewerker niet kan vaststellen of de betrokken volwassene inderdaad bevoegd is om een kind op te halen van een vestiging. Te denken valt aan een situatie waarin de pedagogisch medewerker nog geen kennis heeft gemaakt met de betrokken ouder of degene die het kind ophaalt is nog nooit eerder op de Kinderkeet geweest (opa, oma of oom, tante, buurvrouw). De pedagogisch medewerker heeft het recht de persoon te vragen zich te identificeren. Dit gebeurt nadat andere mogelijkheden zijn bekeken. Andere mogelijkheden zijn o.a. overleg met collega, telefonisch contact met ouders.
4.7 Toegang van derden tot persoonsgegevens
Binnen de Kinderkeet kunnen persoonsgegevens worden verstrekt ter uitvoering van toetsing en inspectie. Hierbij valt te denken aan de GGD inspecteur en de accountant. Met desbetreffende personen is een geheimhoudingsverklaring vastgelegd.
4.8 Klachten
Klachten over het niet juist uitvoeren van het privacyreglement kunnen via de reguliere klachtenprocedure van de Kinderkeet geuit worden. De klachtenprocedure is te vinden op de website.